Automatisering av prosesser: slik finner du hva du bør automatisere først

De fleste bedrifter har flere oppgaver som kunne vært automatisert. Utfordringen er sjelden å finne noe, men å velge riktig sted å starte. Starter du med feil prosess, bruker du mye tid på noe som sparer lite. Starter du med riktig, merker de ansatte forskjellen allerede de første ukene.

Fem spørsmål som avslører en god kandidat

Gå gjennom oppgavene dere gjør hver uke, og still de samme fem spørsmålene om hver av dem.

1. Skjer det ofte? En oppgave som gjøres tjue ganger i uka, gir mer igjen enn en som gjøres én gang i måneden.
2. Gjøres den omtrent likt hver gang? Jo mer fast oppskriften er, jo lettere er det å automatisere.
3. Flyttes informasjon mellom systemer? Når noen taster inn det samme i e-post, regneark og fagsystem, er det tid som kan spares.
4. Blir den liggende? Oppgaver som venter fordi ingen rekker dem, koster ofte mer enn tiden de tar.
5. Går det galt av og til? Feil i tall, glemte oppfølginger og tilbud som aldri ble sendt, er gode tegn.

Får en oppgave ja på tre eller flere, er den verdt å se nærmere på.

Eksempler fra hverdagen

Hos en håndverksbedrift kan det være forespørsler som kommer inn på e-post og må legges inn i kalenderen, eller notater fra befaringen som skrives inn på nytt når tilbudet lages. Hos en grossist kan det være bestillinger som tastes inn for hånd. Hos et regnskapskontor kan det være bilag som må sorteres før noen kan begynne på jobben.

Felles for dem er at oppgaven er lik fra gang til gang, og at informasjonen allerede finnes et sted. Den må bare flyttes, sorteres eller skrives om.

Hva du ikke bør automatisere først

Oppgaver der hver sak er helt unik, eller der det meste av jobben er vurdering, er dårlige steder å starte. Det samme gjelder prosesser som er i endring. Vent til dere vet hvordan dere vil gjøre det, og automatiser det etterpå.

Start smått, og behold kontrollen

Velg én prosess og gjør den ferdig før dere går videre. Det gir raskere resultater og gjør det lettere å se hva som virker. Det agenten skriver, som e-post og tilbud, bør en person se over før det går ut, i alle fall i starten.

Vil du ha hjelp til å komme i gang, kan du starte med å beskrive arbeidsprosessen slik den er i dag. Les også om skreddersydde agenter, eller book en gratis AI-kartlegging, så finner vi stedet å starte sammen.