Slik beskriver du en arbeidsprosess før du automatiserer den

Når vi snakker med bedrifter om AI-agenter, starter samtalen nesten alltid med verktøyene. Hvilket system bruker du, kan det kobles til, finnes det en ferdig løsning? Det er gode spørsmål, men de kommer for tidlig. Før noe kan automatiseres, må du vite hvordan jobben gjøres i dag.

Det høres selvsagt ut. Likevel er det få bedrifter som har skrevet det ned. Kunnskapen sitter i hodet på dem som gjør jobben, og den er sjelden lik fra person til person.

Velg én sak du har mange av

Ikke prøv å beskrive hele bedriften på en gang. Velg én type sak som går igjen hver uke. Det kan være en forespørsel om tilbud, en bestilling, en klage eller en rapport som skal lages hver måned. Jo oftere saken kommer, jo mer har du å spare.

Skriv stegene slik de skjer i dag

Skriv ned hva som skjer fra saken kommer inn til den er ferdig. Bruk dine egne ord, ikke slik det står i en rutinebeskrivelse. Hvis noen ringer kunden for å avklare noe, skriv det. Hvis tilbudet skrives i Word fordi malen i fagsystemet ikke fungerer, skriv det også.

Et godt steg er kort og konkret: «Vi leser e-posten og ringer kunden for å avklare behovet.» Det er nok.

Skriv hvor hvert steg skjer

Ved siden av hvert steg skriver du hvor det skjer. Outlook, Excel, CRM, fagsystemet, telefon eller papir. Det er her mye av tiden forsvinner. Når det samme tastes inn i to systemer, eller notater fra en befaring må skrives inn på nytt på kontoret, ser du det med en gang.

Marker det som tar tid

Til slutt markerer du stegene som tar mest tid, eller som ofte blir liggende. Det betyr ikke at bare de stegene kan overtas av en agent. Det betyr at det er der du sparer mest først.

Et eksempel

Slik kan et tilbud se ut hos en håndverksbedrift:

1. Kunden sender en forespørsel på e-post. (Outlook)
2. Vi ringer kunden for å avklare behovet. (Telefon, tar tid)
3. Vi avtaler befaring og legger den i kalenderen. (Outlook, tar tid)
4. På befaringen noterer vi mål og ønsker. (Papir)
5. På kontoret skriver vi tilbudet med priser fra prislista. (Word og Excel, tar tid)
6. Tilbudet sendes, og kunden legges inn i CRM. (Outlook og CRM, tar tid)
7. Vi følger opp tilbudet hvis vi husker det. (Outlook, tar tid)

Sju steg, fem av dem tar tid, og informasjonen skrives inn minst tre ganger. Det er et godt utgangspunkt for en samtale om hva en agent kan ta over.

Hva du får ut av det

En slik beskrivelse tar sjelden mer enn et kvarter å lage. Den gjør det lettere å se hvor det lønner seg å starte, og den gjør det lettere for oss å gi et konkret forslag og en pris.